Mise en place d'une GED : transformer une contrainte réglementaire en opportunité

En bref

• Secteur : PME agroalimentaire, environ 25 millions d'euros de chiffre d'affaires, 7000 factures par an

• Enjeu : passage à la facture électronique, processus comptable encore entièrement papier

• Durée : environ 6 mois

• Résultat clé : un document au lieu de quatre, gains de fiabilité et de temps sur la comptabilité fournisseurs

Le contexte : un déclencheur réglementaire, un vrai chantier de fond

Cette entreprise agroalimentaire, avec près de 7000 factures fournisseurs par an, m'a sollicité à l'occasion de son passage à la facture électronique. Mais le sujet dépassait très largement la simple conformité réglementaire : il s'agissait de choisir et de déployer une véritable solution de gestion électronique des documents (GED), pas seulement de rendre les factures électroniques.

C'est une distinction importante, que beaucoup de dirigeant·es découvrent après coup : passer à la facture électronique ne suffit pas à résoudre les problèmes d'archivage, de recherche documentaire ou de saisie manuelle si l'entreprise ne s'équipe pas d'une GED derrière. Certaines entreprises sont aujourd'hui en conformité sur le format des factures, mais continuent à fonctionner avec des classeurs et une saisie manuelle. Ce cas s'applique aussi bien à une entreprise qui prépare encore sa bascule vers la facture électronique qu'à une entreprise déjà conforme mais toujours sans GED.

Avant l'intervention, le circuit de traitement d'une commande reposait sur quatre documents papier distincts : le bon de commande, le bon de livraison, la facture, et un quatrième document de suivi. Chaque document devait être saisi manuellement, classé physiquement, et retrouvé à la main en cas de besoin. Lors des audits financiers ou des demandes du commissaire aux comptes, cette organisation papier rendait la recherche de justificatifs longue et parfois incertaine.

Le diagnostic : un processus qui fonctionnait, mais qui n'était plus soutenable

Le système papier n'était pas défaillant au quotidien, mais il ne tenait pas la comparaison face aux exigences croissantes de traçabilité, de rapidité de clôture et, bientôt, d'obligation réglementaire. Plusieurs solutions de GED existent sur le marché, avec des différences importantes en matière de stockage, de reconnaissance automatique des documents et d'intégration aux workflows internes. Le choix ne pouvait pas se faire sans une analyse rigoureuse des besoins réels de l'entreprise.

Les actions menées

L'accompagnement a couvert l'ensemble du processus de sélection et de déploiement :

• Rédaction d'un cahier des charges détaillé, intégrant les contraintes techniques de stockage, de reconnaissance automatique des documents scannés et d'intégration au workflow interne existant

• Consultation de plusieurs éditeurs de solutions GED et lancement d'un appel d'offres structuré

• Négociation commerciale avec les fournisseurs présélectionnés

• Accompagnement jusqu'au choix final de la solution, avec un suivi tout au long de la chaîne de décision

• Suivi du déploiement, en lien avec l'éditeur retenu et les équipes internes

Le résultat de ce travail a permis de simplifier radicalement le circuit documentaire : les quatre documents papier d'origine ont été remplacés par un document unique et numérique, intégré au système de gestion électronique.

Les résultats

Au delà de la simplification du circuit documentaire, les bénéfices se mesurent sur plusieurs plans :

• Fiabilité accrue des processus comptables, avec une traçabilité complète de chaque facture de sa réception à son paiement

• Recherche de documents facilitée, contre plusieurs heures parfois nécessaires auparavant pour retrouver une pièce dans des classeurs papier

• Gain de temps sur la saisie, la facture étant désormais intégrée automatiquement en comptabilité au lieu d'une saisie manuelle

• Meilleure préparation des audits et clôtures, avec des délais de clôture serrés (J+3, J+5) plus faciles à tenir

Selon les standards du secteur de la dématérialisation documentaire, ce type de projet permet généralement de diviser par 4 le coût de gestion d'une facture entrante et d'accélérer sensiblement son traitement par rapport à un circuit papier. Ces ordres de grandeur, bien qu'ils ne remplacent pas une mesure propre à l'entreprise, donnent une idée du potentiel de ce type de transformation.

Ce que cette mission montre pour un·e dirigeant·e de PME

La facture électronique est souvent perçue comme une contrainte réglementaire à subir. Ce cas montre qu'elle peut au contraire être le point de départ d'une remise à plat complète des processus comptables, avec des gains de fiabilité et de temps qui dépassent largement la simple conformité. Le choix d'une solution de GED n'est pas qu'une décision informatique, c'est aussi un sujet achats à part entière : cahier des charges, mise en concurrence, négociation.

Que votre entreprise prépare encore son passage à la facture électronique, ou qu'elle y soit déjà conforme sans disposer d'une vraie GED derrière, le constat est le même : tant que la saisie reste manuelle et l'archivage papier, le potentiel de gain n'est pas exploité. Vous pouvez évaluer votre situation avec le diagnostic achat gratuit en 2 minutes, ou en discuter directement lors d'un rendez-vous de 30 minutes. La page cahier des charges CAPEX présente la méthode utilisée pour ce type de projet d'investissement.